Finalmente! ho eliminato tutti gli appunti cartacei e liberato la lavagna magnetica da post-it e promemoria!
Ho finito? No! Ho iniziato ad utilizzare un solo strumento digitale con il calendario delle attività e le fasi di lavorazione collegate.
Cosa uso? Naturalmente la nostra web-app ASSO Informatica Assistenza Clienti.
Sommario
Carta Vs Digitale
Alzi la mano chi non ha la necessità di organizzare la spesa settimanale, piuttosto che le attività lavorative; più sono complesse, più è necessario schematizzare, segnare scadenze, riordinare e, talvolta, spostare attività prioritarie più avanti rispetto ad altre, e così via. Lavorando con carta e penna (o simili) è parecchio oneroso rimettere tutto in ordine quando occorre depennare un’attività, o una singola fase, o aggiungere altre necessità frammezzo alle altre e bisogna scalare nuovamente tutto.
Se utilizziamo un software, un’app, un programma, tutto è semplificato; bastano pochi click e abbiamo funzionalità aggiuntive come le notifiche, oppure il calendario popolato in automatico e riorganizzato al cambio di una o più attività. Torna ancora più utile quando le attività devono essere collegate a risorse parallele, siano essi clienti, piuttosto che ticket di lavorazioni, report e fatture. Ed hai tutto a portata di mano, anzi di monitor e mouse. Non da ultimo, puoi anche sincronizzare tutto tra PC e Mobile.
Le cose più complesse diventano semplici.
Cosa offre il mercato?
Esistono i cosiddetti CRM (Customer Relationship Management), sistemi completi per la gestione delle relazioni con i clienti potenziali o esistenti. Basta fare una ricerca su Internet per farsi un’idea e trovare anche delle risorse gratuite. Ne abbiamo testati diversi negli anni passati e provato ad utilizzarli. I più completi sono anche i più complessi. Non abbiamo trovato un unico prodotto, usabile, che avesse quello che cercavamo. Alcuni avevano troppo, tranne proprio quella funzione che ci serviva. E, cosa peggiore, avremmo dovuto adattarci al software, piuttosto che adattare il software alla nostra organizzazione.
Dunque, abbiamo scelto di svilupparne uno in casa, scritto in PHP su base dati MySQL. In ottobre del 2014 lo abbiamo progettato, ed agli inizi dell’anno successivo avevamo la prima versione utilizzabile.
Man mano che lo abbiamo utilizzato ne abbiamo affinato le funzioni, ne abbiamo aggiunte, ci siamo chiesti come potesse esserci d’ausilio in alcune situazioni per noi critiche.
È cresciuto con noi, ci ha aiutato a crescere.
Le farie funzionalità della nostra web-app sono collegate fra loro pur mantenendo la lora autonomia. Ovviamente al centro c’è il cliente ed i servizi erogati; ma possiamo scegliere di accedere al tipo di servizio, filtrarlo, verificarne le scadenze, risalire alle lavorazioni ed allo storico, recuperare i documenti dagli allegati (ad esempio i contratti). Nel calendario abbiamo tutte le scadenze per operatore, per le lavorazioni, per i rinnovi, per i pagamenti dei clienti. Possiamo accedere sia da postazioni fisse che mobili perché è in cloud; si adatta a qualsiasi dimensione dello schermo.
Alla fine delle lavorazioni possiamo generare le fatture da erogare ai clienti con la predisposizione automatica delle voci da fatturare ed il calcolo degli importi in funzione del tempo delle singole lavorazioni e del listino personalizzato per il cliente.
Lavoro alleggerito per tutti, ausilio utilissimo per non dimenticare nulla.
Fino a ieri mancava la possibilità di pianificare attività complesse, con più fasi di lavorazione, magari distanziate nel tempo, con possibilità di collegare ciascuna fase ad un singolo ticket di intervento. Ci siamo confrontati per verificare che forma dovesse avere, come potesse essere utile al lavoro di segreteria e di supporto ai tecnici sul campo. Dopo tre giorni di lavoro ho potuto trasferire, finalmente, dalla carta al cloud tutti i miei appunti. Ho iniziato ad usare la nuova funzionalità ed è una meraviglia! Un click qua, uno là, chiudo una fase, me ne viene proposta un’altra, apro un ticket e via. Finalmente!
Altre Web-app sviluppate
ASSO Informatica Assistenza Clienti non è l’unica nostra web-app (per capire meglio di cosa parlo leggi questo nostro post).
Negli anni abbiamo sviluppato applicazioni verticali in cloud per diverse aziende, per le quali continuiamo a fornire assistenza e sviluppo; le web-app sono flessibili, possono crescere ed essere modificate secondo necessità emergenti, essere adattate a nuovi compiti, avere affinati gli algoritmi esistenti.
RistoCED, è una delle prime che abbiamo sviluppato, nata per la gestione della ristorazione collettiva e tutto quanto ne è connesso: cantieri, personale, orario di lavoro, menù e prodotti, ordini e fornitori, report, stampe e statistiche.
Migrantes SaaS https://migrantes.solutions/, è distribuito con licenza Software as a Service, ovvero con canone di licenza periodico in funzione dell’utilizzo. Sviluppata per gestire i centri per immigrati e tutti i servizi erogati: scheda migrante, composizione familiare, scheda medica, scheda psicologica e percorso giuridico, registrazione presenze, ingressi ed uscite, erogazione pasti, distribuzione effetti personali e pocket money, percorso di istruzione e percorso lavoro, operatori e presenze, firma grafometrica semplice e tesserini di riconoscimento magnetici per la registrazione delle operazioni mediante terminale di prossimità o biometrico.
Il portale web https://ording.tp.it integra una sezione pubblica per la divulgazione delle notizie dell’ordine degli ingegneri di Trapani ed una ad accesso riservato per l’erogazione di sevizi agli iscritti, ed in particolare: profilo personale dell’iscritto, curricula, quote di iscrizione e certificati, manifestazione di interesse a nomine e designazione da terzi, erogazione di eventi formativi e gestione dei crediti formativi collegati. In progettazione accesso con SPID e CIE.
BreakVS, è stata progettta per la gestione dei distributori automatici di ristorazione: clienti, postazioni, distributori e gettoniere; gita operatori per manutenzione e rifornimento; traccia dei corrispettivi inviati all’Agenzia delle Entrate; calcolo del venduto e rimborso percentuale ai clienti secondo contratto personalizzato; merce, prodotti, listino base e listini personalizzati; fornitori e magazzino. Stiamo affinando alcune procedure e ne stiamo aggiungendo altre per snellire il lavoro del nostro committente ed i suoi operatori, e coadiuvare l’azienda che cresce.
Operativo AMR è il risultato della conversione necessaria, di un’applicazione web esistente, per l’adeguamento agli standard di sicurezza odierni, per l’utilizzo con apparati mobile, e per l’utilizzo da remoto. Il database è condiviso, tra l’altro, con un’applicazione di fatturazione per Windows. Viene utilizzata per tutte le pratiche portuali e servizi erogati ai natanti. In progettazione nuove funzionalità.
Tempi e costi di sviluppo
Ma quanto tempo occorre per sviluppare una web-app di questo tipo? E quanto costa?
Certo, per sviluppare un prodotto del genere ci possono volere un po’ di denari e un po’ di tempo investito sia nella progettazione che nello sviluppo vero e proprio!
Ma quanto costa il tempo perso per un’azienda nel ricostruire i processi, nel registrare le attività (magari dovendole duplicare in sistemi diversi e non comunicanti fra loro), nel riorganizzare le attività, nel riunirsi per scambiarsi le informazioni, recuperare il cartaceo di un contratto, tenere traccia delle scadenze di fatturazione periodiche a clienti, etc.
Se hai letto fino qui, forse, avverti il peso di dover tenere traccia delle tue operazioni quotidiane; magari, hai bisogno di un ausilio informatico per spostare dalla tua mente alle macchine l’incombenza del ricordare, dell’organizzare, del riprodurre, del ricercare.
Siamo a tua disposizione per analizzare insieme le questioni critiche della tua azienda per studiare insieme un sistema che, da un lato possa ottimizzare le risorse che hai già, dall’altro possa integrare sistemi cloud di CRM disegnati su misura per la tua azienda.
Senza vincoli né costi iniziali di progettazione.
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